Amikor mosógép a felhasználó

Amikor mosógép a felhasználó

Legendásan bonyolult az SAP szoftvereinek licencelése. Történtek és történnek jelenleg is kísérletek az egyszerűsítésre, de ezek igazából nem jártak sikerrel, ami időnként alaposan megnehezíti a gyártó szoftvereit használó – Magyarországon sem kevés – felhasználó életét. Az SAP ugyanis különösen rigorózusan ellenőrzi a helyes szoftverhasználatot, és ha eltérést észlel, akár évekre visszamenően is szigorúan behajthatja a licencdíjakat, ami esetenként jelentős többletköltséget jelenthet a vállalatnak. Sokan ezért inkább a biztosra mennek, ami viszont azzal jár, hogy az SAP-rendszerekben a felhasználók sokszor túllicenceltek – ami szintén többletköltséget okoz.

Nem várt felhasználók

Az SAP szoftverek kapcsán az egyik legégetőbb kérdés az úgynevezett digitáis hozzáférés és a közvetett felhasználás, mondja az IPR-Insights SAP-szakértője. Emögött az áll, hogy ha bármiféle külső forrás az SAP-rendszerből származó adatokat használ, vagy fordítva, adatokat szolgáltat a rendszernek, amelyeket az feldolgoz, akkor ez az SAP-szoftver felhasználásának minősül, és emiatt licencköteles is.

Mit jelent ez a gyakorlatban? Ott van például egy csúcskategóriájú háztartási gépeket gyártó cég esete. A cég intelligens mosógépei rendszeresen küldenek adatokat működésükről, állapotukról a gyártó karbantartási rendszerének – ami történetesen SAP-szoftver. Azaz itt adat kerül be az SAP-rendszerbe, ott azt feldolgozzák és továbbítják az arra illetékesnek (például a szerviznek), vagyis felhasználják az SAP-szoftver tudását. Ez pedig licencköteles, vagyis a gyártónak az összes intelligens gépére meg kell vennie a digitális hozzáférésre jogosító licencet. Hasonlóképpen járt az egyik hazai mobilszolgáltató is. Ott a webáruházból érkező rendelések kerültek be az SAP-szoftverbe, és a fenti logika alapján minden egyes vásárlási tranzakció közvetett felhasználásnak minősül – a cégnek minden online vásárló után licencet kell fizetnie.

Ezeknek az úgynevezett digitális objektumoknak már a feltérképezése sem egyszerű feladat. Az IPR-Insights a  VOQUZ nevű cég által fejlesztett samQ nevű eszközzel segít az ügyfeleknek megtalálni a külső kapcsolat nyomán született digitális objektumokat, és ezáltal megbízható kimutatást készíteni az digitális hozzáférésekről és a közvetett felhasználásról. Az adatok alapján aztán már könnyebb kiválasztani az optimális licenckonstrukciót, ezzel egyrészről megfelelve az SAP jogszerű szoftverhasználatnak, másrészről, jelentősen csökkentve ezzel a költségeket és a későbbi pénzügyi kockázatokat. Az információk birtokában ugyanis a cég felkészülten állhat a gyártói licencaudit elé. A tapasztalatok szerint ugyanis messze nem minden közvetett felhasználás, ami annak látszik, teszi még hozzá az IPR-Insights szakértője.

Joga van hozzá

Egy másik neuralgikus pont a vállalati szerep- és jogosultságkezeléssel függ össze. Minden informatikai rendszertől függetlenül számos vállalatot jogszabály kötelez arra, hogy a visszaélések elkerülése érdekében egy-egy dolgozó kezében ne összpontosuljon túl sok jogosultság (például ne ugyanaz a személy indítsa el a beszerzést, aki jóvá is hagyja). Az ilyen, szerepekhez kötött jogosultságok a vállalati SAP-rendszerekben az egyes alkalmazásokhoz, adatforrásokhoz való elektronikus hozzáférési jogokban csapódnak le.

A probléma abban ál, hogy egy nagyobb vállalatnál ezres nagyságrendben lehetnek ilyen szerepek és hozzáférési jogosultságok, amelyeket ráadásul rendszeresen kiosztanak, visszavesznek, elfelejtenek – és nem mindig a tényleges feladatokhoz kapcsolódóan. Mindennek kezelése, nyilvántartása már compliance szempontból is komoly feladat, és hatása lehet a  licencekre, azokon keresztül a költségekre is.. Ha tehát felesleges, ténylegesen ki nem használt jogosultságok vannak beállítva, az plusz költségekkel is járhat; ha pedig a felhasználó olyan jogosultságokat kap, amire nem terjed ki a licence, akkor további kiadást kockáztat a vállalat.

A már említett VOQUZ által fejlesztett másik eszköz, a SetQ ennek a problémának a megoldásában segít. Nem csupán szerepkörök ezreit tartalmazza, hanem képes automatizálni az SAP hozzáférés-kezelést és annak nyilvántartását mindig napra készen, auditálható állapotban tartja. A licenceket menedzselő eszközzel párban használva azt is figyeli, hogy a jogosultságkiosztás összhangban legyen a licencekkel, miközben a licencköltségeket is optimális szinten tartja, foglalja össze a funkcionalitás lényegét az IPR-Insights szakértője.

Tranzakciók alapján

A jogosultság alapú licencebe vétel mellett/helyett az ügyfélnek, lehetősége van tranzakció alapú licencmodellt választani. Az SAP tranzakciós rendszer, minden üzleti folyamat (például egy számlajóváhagyás) egy tranzakciónak felel meg. Igen ám, de az SAP szoftvereiben nagyjából 175 ezer (!) standard tranzakció van – ezekből kell meghatározni, hogy egy-egy munkatársnak melyeket kell futtatnia a feladatai elvégzéséhez.

Itt ugyanabba a problémába szalad bele a vállalat, mint a jogosultság alapú licenceknél, magyarázza az IPR-Insights szakértője. Vagyis meg kell találni azt a licenctípust, ami tartalmazza a számára szükséges összes tranzakció futtatási jogát, de többet lehetőség szerint nem. Az IPR-Insights nem bízza a véletlenre ennek eldöntését. Megoldásukkal a vállalat összes SAP-felhasználójánál végignézik az előző hat hónap tevékenységét, az összes végrehajtott tranzakciót – ezeknél több valószínűleg nem kell a munka elvégzéséhez. Az adatokból kiindulva már egyszerűen meghatározható, hogy kinek milyen licenc kell, megint csak optimalizálva a licenc kiosztást és költségeket spórolva meg a vállalatnak.

A fenti három megoldás is csak ízelítő az IPR-Insights SAP-licencelésekkel kapcsolatos szolgáltatási portfoliójából. A cég felméri az ügyfél tényleges licencelési állapotát, az automatikusan generált licencjelentésekben kimutatja a rosszul hozzárendelt licenceket, az inaktív felhasználókat és a duplikációkat, valamint feltárja az optimalizálási lehetőségeket. Az eredmény pedig a tisztább kép a licenchelyzetről, alacsonyabb költségek és nem utolsósorban a nyugodtan várt gyártói audit.

Domain regisztrálás