A back-office is lehet egyszerű

A back-office is lehet egyszerű



Az automatizáció vagy a mesterséges intelligencia manapság már nemcsak varázsszavak, hanem lassan a mindennapi irodai munka nélkülözhetetlen kellékei lesznek. 2020 végén egy magyar vállalkozásnak is szüksége van olyan rendszerre a back-office tevékenységek támogatásához, amely a lehető legkisebb erőfeszítéssel üzemeltethető, vagy akár ki is szervezhető, hogy a vállalat az értékteremtő feladataira tudjon koncentrálni – mondja Oláh Sándor, a DataLogic ügyvezető igazgatója.

Faltól-falig automatizáció

Ez az elgondolás lebegett szemük előtt, amikor az NKFIH pályázati támogatásával elkezdték fejleszteni ügyviteli szoftverük legújabb változatát. A DataLogic 1999 óta fejleszt ügyviteli rendszereket és azt kiegészítő szoftvereket (vezetői információs rendszer, folyamat- és dokumentumkezelő szoftver, bizonylatfelismerő, egyebek). DataContoPro ügyviteli rendszerüket több, – köztük néhány milliárdos forgalmú – piaci vállalat használja, a vezetői információs és tervező rendszereikkel pedig tavaly több, mint 3 ezer milliárd forintnyi likviditás tervezését és elemzését hajtották végre.

A portfólióba tartozó nagyobb szoftvereket néhány éve webes alapokon már újraírták, de a DataLogic most egy lépéssel továbbment. A meglévő szoftverelemek integrálásával kialakított egy olyan moduláris, különféle csomagokban szolgáltatásként is igénybe vehető rendszert, amely kisebb és nagyobb vállalatok ügyviteli igényeit „faltól-falig” ki tudja elégíteni. „Nem klasszikus ERP-t kívántunk csinálni, hanem folyamatszemléletben szerettük volna újragondolni az irodai működést, úgy, hogy közben amit lehet, automatizálunk”, mesél a fejlesztési filozófiáról Oláh Sándor.

Középpontban a folyamatok
A DataContoPro elemei
  • főkönyv
  • pénzügy
  • tárgyi eszköz
  • alaprendszer
  • portál
  • folyamatvezérlő rendszer
  • dokumentumtár
  • vezetői információs rendszer
  • bizonylatfelismerő
  • szerződésnyilvántartó
  • raktár

A DataContoPro-ra keresztelt megoldás számos olyan funkcióval rendelkezik, amely alkalmassá teszi arra is, hogy felhasználója saját szolgáltatások nyújtásához is igénybe vegye. Ilyen például, hogy egyetlen adatbázisban több céget is közös törzsadatokkal lehet kezelni, ami nemcsak holdingoknak jöhet jól, hanem például könyvelőirodáknak is. A rendszer minden funkciója weben keresztül érhető el, szigorú, de az ügyfél által paraméterezhető jogosultsági rendszeren keresztül. A bizonylatok kezelése, feldolgozása akár 4-5 munkafázisra is bontható, és éppen a webes működésnek köszönhetően ezek a fázisok térben és időben elkülöníthetőek egymástól.

A dokumentumtár révén bármelyik munkafázisnál a rendszeren belül lehetőség van a külső vagy belső dokumentumok csatolására a gazdasági eseményekhez. A többablakos munkakörnyezetnek köszönhetően pedig ezek a dokumentumok bármikor megtekinthetőek – egy számla könyvelésénél például egy gombnyomásra felugrik a hozzá tartozó számlakép. A szintén beépített folyamatvezérlő lehetővé teszi, hogy a beolvasott dokumentumok automatikusan elindítsák a hozzájuk tartozó munkafolyamatokat (például egy jóváhagyást).

A folyamatvezérlés különösen jól jöhet a jelenlegi helyzetben, amikor a megszokott, „átkiabálok a másik asztalhoz, hogy készen vagyok” típusú folyamatok nem működnek a home office miatt. A rögzített folyamatok tevékenységei erőforrás-csoportokra oszthatók ki, lehetőség van az eszkalációra is; pontosan dokumentálva van, hogy mi a feladat és kinek kell elvégeznie (ez az új munkatársak betanítását is megkönnyíti); a végrehajtást pedig folyamatosan nyomon lehet követni. Magukat a folyamatokat grafikus felületen, programozói tudás nélkül is létre lehet hozni vagy módosítani.

Automatizálva egyszerűbb

Fontos szerep jut a rendszer automatizálásában a mesterséges intelligenciával megtámogatott bizonylatfelismerőnek. Amikor első alkalommal érkezik egy adott dokumentum (például számla) a cégbe, akkor kézzel rögzítik annak fontos adatait. Ezek után a számla képe a rögzített adatokkal elkerül az automatikus sablonkészítőbe, ahol létrejön belőle a sablon, ami alapján az ugyanattól a cégtől érkező számlákat már 99 százalékos pontossággal lehet a későbbiekben beolvasni. Ha szükséges lenne, további számlaképekkel és adatokkal javítható a felismerés pontossága – magyarázza Oláh Sándor, hogy mit is jelent az öntanuló kifejezés a fejlesztés elnevezésében.

Az automatizálás egy másik eleme a kontírszabályok létrehozása. Ha adott tételeket (például telefonszámlát) egy adott módon kell lekönyvelni, akkor a szabályok megadása után a későbbiekben ezzel semmilyen teendő nem lesz. A számlára csak „rá kell ereszteni” a bizonylatfelismerőt; az kitalálja, hogy milyen dokumentumról van szó, és felismeri az adattartalmát; majd a korábban beállított szabályok szerint automatikusan le is könyveli a tételt.

Pofonegyszerű a minden egyedi igényt kielégítő vezetői információs rendszer használata is. A szokásos, weben megjeleníthető riportokon kívül vezetői dashboardok is segítik a felhasználót a naprakész információk lekérésében. Mind a Microsoft Excel felületről, mind a rendszer webes táblázatkezelőjének celláiból sztenderd DataConto Pro függvények hívhatók meg, amelyek segítségével az ügyfél a saját adatbázisaiból kinyert adatokból tetszőleges riportot állíthat össze. Ezek a speciális jelentések egyetlen kattintással megjelenítőek. A rendszer egyik nagy előnye, – mondja Oláh Sándor, – hogy az egyes cellákban kiszámolt adatokból az ügyfél lefúrhat a mögötte található tételes adatokig is. A teljes VIR modult optimalizálták mobilra is.

A Virtuális Iroda Szolgáltatás arra is lehetőséget nyújt a rendszert használó vállalatoknak, hogy saját ügyfeleikkel a weben tartsák a kapcsolatot. A rendszer portálmoduljának segítségével az interneten keresztül értékesíthetik szolgáltatásaikat, vehetnek fel új vevőket, tarthatnak fenn help desket, vagy éppen dokumentumokat publikálhatnak a saját ügyfeleik számára.

Csak ami kell

A DataLogic többféle csomagot állított össze a moduláris rendszer elemeiből, így az ügyfélnek csak azokra a funkcionalitásokra kell előfizetnie (vagy megvennie őket), amelyeket ténylegesen használni is akar. A legkisebb csomag is tartalmazza a főkönyv-pénzügy-tárgyieszköz modul hármast, valamint az úgynevezett alaprendszert, ami maga a webes keretrendszer a jogosultsági rendszerrel és a közös törzsadatbázissal.
Az egyes csomagok pontos tartalmát a Datalogic Kft. weblapján lehet megtalálni.
Működhet a rendszer az ügyfél telephelyén, a saját szerverein, nyilvános felhőben, de a DataLogic is üzemeltetheti azt saját szerverkörnyezetéről.

Oláh Sándor elmondása szerint az árazás több tényezőtől függ. Ilyen tényező a használat módja és az igénybe vett modulok száma, de módosítja az árat, hogy hány cégre akarják használni, várhatóan mennyi bizonylatot kezelnek majd benne, és hány felhasználóra van szükség az alapárban lévőn felül.

A DataLogic a cikkben részletezett fejlesztést a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Alap támogatásával, a 2018-1.1.1-MKI-2018-00059 azonosítójú, „Folyamatvezérelt öntanuló virtuális iroda szolgáltatás” című pályázat keretében valósította meg.

Domain regisztrálás